Coworking ofisler çoğu zaman “açık alan, ortak masa, kalabalık ortam” gibi algılanıyor. Bu algı kısmen doğru olsa da eksik. Çünkü iyi kurgulanmış bir coworking ofiste sadece ortak çalışma alanları değil, toplantı ve özel kullanım alanları da sistemin önemli bir parçasıdır. Özellikle profesyonel iş yapanlar için bu alanların nasıl kullanıldığı, coworking deneyiminin kalitesini doğrudan belirler.
Login Office’te coworking alanlarını planlarken en çok dikkat ettiğimiz konulardan biri şu:
İnsanlar sadece çalışmıyor, toplantı yapıyor, gizli konuşuyor, odaklanmak istiyor. Bu yazıda coworking ofislerde toplantı ve özel alan kullanımının nasıl olması gerektiğini, hangi beklentilerin gerçekçi olduğunu ve nelere dikkat etmen gerektiğini net şekilde ele alıyorum.
Coworking Ofislerde Toplantı Alanı İhtiyacı Nereden Doğar?
Coworking kullanıcıları genelde:
Freelancer
Girişimci
Startup ekibi
Uzaktan çalışan profesyoneller
olur. Bu profilin ortak noktası şudur: Günlük işler bireysel yürür ama belirli anlarda toplantı ihtiyacı doğar.
Bu toplantılar:
Müşteri görüşmesi
Online ekip toplantısı
Proje değerlendirmesi
Satış veya iş geliştirme görüşmesi
şeklinde olabilir. Bu noktada ortak alanda konuşmak hem verimsiz hem de profesyonel değildir.
Toplantı Alanı Olmayan Coworking Ne Kadar İşlevsel?
Net konuşmak gerekirse: Eksik.
Toplantı alanı olmayan bir coworking ofiste şu sorunlar yaşanır:
Sessiz alan bulma stresi
Telefon görüşmelerini erteleme
Müşteriyle görüşmeyi dışarı taşıma
Bu da coworking’in sunduğu verim avantajını büyük ölçüde bozar. Profesyonel bir coworking ofiste, toplantı alanları bir lüks değil, temel ihtiyaçtır.
Coworking Toplantı Odaları Nasıl Olmalı?
Coworking içindeki toplantı alanları klasik ofis toplantı odasıyla birebir aynı olmak zorunda değildir ama belirli standartları karşılamalıdır.
İyi bir coworking toplantı odasında:
Ses yalıtımı olmalı
Stabil ve güçlü internet bulunmalı
Ekran veya sunum imkânı sunulmalı
Hızlı rezervasyon yapılabilmeli
Özellikle online toplantılar için akustik ve internet kalitesi çok kritiktir. “Toplantı odası var” demek tek başına yeterli değildir; işlevsel olması gerekir.
Saatlik ve Esnek Kullanım Neden Önemli?
Coworking kullanıcılarının toplantı ihtiyacı genelde kısa sürelidir. Bu yüzden:
Saatlik kullanım
Dakik rezervasyon
Kullan–çık modeli
çok önemlidir.
Tüm gün kiralanan ama çoğu zaman boş duran toplantı odaları coworking mantığına ters düşer. Esneklik, coworking’in temel DNA’sıdır.
Login Office’te bu yüzden toplantı odalarını coworking kullanıcıları için ihtiyaca göre kullanılabilir şekilde kurguluyoruz.
Özel Alan Nedir, Coworking’de Neyi Karşılar?
Özel alan kavramı coworking’de genelde yanlış anlaşılır. Özel alan her zaman kapalı ofis demek değildir.
Coworking’de özel alanlar şunları kapsar:
Sessiz çalışma odaları
Telefon görüşme kabinleri
Kısa süreli bireysel odak alanları
Geçici kapalı çalışma alanları
Bu alanlar özellikle:
Yoğun odak gerektiren işler
Gizli konuşmalar
Online görüşmeler
için hayati öneme sahiptir.
Telefon Görüşmeleri İçin Özel Alan Şart mı?
Kesinlikle evet.
Ortak alanda telefonla konuşmak:
Diğerlerini rahatsız eder
Konsantrasyonu bozar
Profesyonel görünmez
Bu yüzden iyi bir coworking ofiste telefon görüşmeleri için ayrılmış özel alanlar olmalıdır. Aksi halde coworking alanı kısa sürede kaotik hale gelir.
Coworking’de Gizlilik Ne Kadar Sağlanabilir?
Coworking tamamen gizlilik odaklı bir model değildir ama doğru kurgulandığında yeterli gizlilik sağlanabilir.
Bunun için:
Toplantı odalarının ses yalıtımı
Özel alanların doğru konumlandırılması
Alan kullanım kurallarının net olması
gerekir.
Login Office’te coworking alanlarında bu dengeyi özellikle koruyoruz. Ortak alan sosyaldir, özel alan ise kontrollüdür. Bu ayrım net olmazsa coworking deneyimi zayıflar.
Toplantı Alanlarının Ortak Alana Etkisi
Toplantı alanları iyi planlanmadığında coworking’in tamamını olumsuz etkiler. Örneğin:
Toplantı sesi ortak alana taşıyorsa
Oda giriş–çıkışları karmaşa yaratıyorsa
Rezervasyon sistemi yoksa
ortamın huzuru bozulur.
Bu yüzden toplantı alanları:
Ortak alandan izole
Akustik olarak ayrılmış
Kullanım kuralları net
şekilde planlanmalıdır.
Coworking Kullanırken Toplantı Planlaması Nasıl Yapılmalı?
Coworking kullanıyorsan toplantı planlarken şunlara dikkat etmelisin:
Toplantı süresini netleştir
Katılımcı sayısını belirle
Online–offline ayrımını yap
Teknik ihtiyacını önceden düşün
“Gider orada bakarız” yaklaşımı coworking’de genelde işe yaramaz. Çünkü alanlar paylaşımlıdır ve planlı hareket etmek gerekir.
Coworking + Toplantı Odası = Hibrit Çözüm
Birçok kişi coworking’i tek başına yeterli sanıyor. Oysa en verimli model genelde şudur:
Günlük çalışma coworking alanında
Toplantılar özel odalarda
Bu hibrit yapı hem maliyetleri dengeler hem de profesyonelliği korur.
Login Office’te coworking kullanıcılarının toplantı odası ve gerektiğinde günlük ofis çözümleriyle birlikte ilerlemesini bu yüzden destekliyoruz.
Coworking Ofislerde Herkes Toplantı Yapabilir mi?
Evet ama kurallar dahilinde.
Coworking kültüründe temel prensip şudur:
“Benim özgürlüğüm, başkasının çalışma alanını ihlal etmediği sürece geçerlidir.”
Bu yüzden:
Ortak alanda uzun toplantılar yapılmaz
Sesli görüşmeler özel alanlara yönlendirilir
Rezervasyon sistemi esas alınır
Bu kurallar yoksa coworking kısa sürede verimsizleşir.
Login Office’te Coworking Alanlarını Nasıl Kurguluyoruz?
Biz Login Office’te coworking alanlarını tek tip düşünmüyoruz. Her kullanıcının ihtiyacı farklı.
Bu yüzden:
Ortak çalışma alanlarını
Toplantı odalarını
Özel görüşme alanlarını
birbirini rahatsız etmeyecek şekilde planlıyoruz.
Amacımız coworking’i “herkes her şeyi yapsın” alanı değil, herkes ihtiyacını doğru yerde karşılasın alanı haline getirmek.
Sonuç: Coworking’de Alan Kullanımı Doğru Kurgulanmazsa Avantaj Dezavantaja Döner
Coworking ofisler doğru kullanıldığında:
Esnek
Verimli
Sosyal
bir çalışma ortamı sunar. Ama toplantı ve özel alan kullanımı iyi planlanmazsa bu avantajlar hızla kaybolur.
Eğer coworking kullanıyorsan şunu netleştirmen gerekir:
Ne zaman odaklanacağım?
Ne zaman toplantı yapacağım?
Ne zaman özel alana ihtiyaç duyacağım?
Bu sorulara cevap verebilen coworking alanları, gerçekten işe yarayan alanlardır.
