Tam zamanlı sekreter maliyeti ödemeden şirketinizin tüm çağrıları şirket adınıza karşılanır, notlar alınır ve size anında iletilir. Kurumsal iletişim, gerçek sonuçlar.
7 gün 24 saat erişim ve anında geri bildirim fırsatı!
Müşteriniz sizi aradığında telefonu siz açmak zorunda değilsiniz. Açan kişi, sizin şirketinizin adını söyleyen, müşteriyi bilgilendiren ve size haber veren bir profesyoneldir. Ama bu profesyonel sizin personeliniz değildir; hizmet aldığınız ekibin bir üyesidir.
“Sanal” kelimesi, hizmetin fiziksel bir mekâna bağımlı olmadığını ifade eder. Sekreter ofisinizde oturmuyor olabilir; ama müşteriniz bunu asla anlayamaz. Karşılama tonu, şirkete özel anons ve bilgilendirme standartları sayesinde birebir kendi sekreteriyle çalışıyormuş izlenimini yaşar.
“Telefonumu kim cevaplayacak?” sorusunun cevabını arıyorsanız doğru yerdesiniz. Bu kapsamlı rehberde 2026 yılı Login Office güncel sanal sekreterlik hizmetleri hakkında merak edilen tüm detayları net şekilde bulabilirsiniz.
Sanal sekreterlik, şirketinize gelen telefon aramalarını fiziksel bir çalışan olmaksızın profesyonel ekipler tarafından şirket adınıza karşılayan, arayanın bilgi ve talebini kaydeden, ardından sizi e-posta, SMS veya doğrudan telefonla bilgilendiren uzaktan iletişim yönetim hizmetidir. Gerçek bir sekreter gibi çalışır ama ofisinizde oturmaz, sigorta almaz, izne çıkmaz.
Müşteriniz sizi aradığında telefonu siz açmak zorunda değilsiniz. Açan kişi, şirket adınızı söyleyen, arayanı bilgilendiren ve size haber veren bir profesyoneldir. Müşteri ofisinizde sekreter olduğunu düşünür; ama bu sekreter sizin personeliniz değildir.
Tam zamanlı sekreter maliyeti ödemeden şirketinizin tüm çağrıları şirket adınıza karşılanır..İhtiyacınıza göre iki farklı model arasından seçim yapabilirsiniz: canlı sekreter veya çağrı yönlendirme.
“Sanal sekreter” terimi Türkiye’de henüz tam oturmamış bir kavramdır. Aynı hizmet için insanlar çeşitli farklı aramalarda bulunur: “sekreter kiralama”, “telefon yanıtlama hizmeti”, “çağrı karşılama”, “dışarıdan sekreter”, “freelance sekreter”, “uzaktan sekreter”, “ofis asistanı kiralama” gibi. Hepsi özünde aynı hizmet ailesini tanımlar.
Sanal sekreterlik hizmetinin teknik açıdan nasıl işlediğini anlamak, hizmete olan güveni artırır. İşte başından sonuna tüm akış:
1. Hattınızı yönlendirirsiniz
Mevcut sabit veya GSM hattınızı birkaç tuşlamayla Login Office’e yönlendirirsiniz, numaranız değişmez. Henüz kurumsal hattınız yoksa ya da yeni bir numara edinmek istiyorsanız size 0212 (Avrupa Yakası), 0216 (Anadolu Yakası) veya 0850 (tüm Türkiye) seçeneklerinden birini tahsis ederiz.
Üstelik bu hat üzerinden WhatsApp Business kurulumu da yapabilirsiniz; şirketinizin resmi bir WhatsApp hattı olur ve müşterileriniz size kurumsal bir kanaldan hem telefonla hem mesajla ulaşabilir.
Şirket adınız ve istediğiniz karşılama metniyle kişiselleştirilmiş bir profesyonel anons oluşturulur. İsterseniz mesai saatleri için ayrı, mesai dışı için ayrı iki farklı anons tanımlanabilir.
Örneğin mesai içinde: “Kazdal Hukuk Bürosu’nu aradığınız için teşekkür ederiz, görüşmelerimiz kayıt altındadır, birazdan temsilciye aktarıyoruz.” Mesai dışında ise: “Şu an mesai saatlerimiz dışındayız, size en kısa sürede geri döneceğiz” veya “WhatsApp hattımızdan bize ulaşabilirsiniz.” Müşteriniz günün hangi saatinde arasarsa arasın, doğru mesajı alır.
3. Canlı sekreter çağrıyı karşılar
Eğitimli bir sekreter, şirket adınıza telefonu yanıtlar: “ABC Danışmanlık, ben [isim], size nasıl yardımcı olabilirim?” Arayan kişinin kimliğini, talebini ve iletişim bilgisini alır. Gerekiyorsa ön bilgilendirme yapar.
4. Size ulaşmayı dener veya not bırakır
Arayanı müzik eşliğinde bekletir, sizi cep telefonunuzdan arar ve kısaca bilgilendirir. Müsaitseniz çağrıyı bağlar. Değilseniz arayana nazikçe geri dönüş sözü verilir ve görüşme sonlandırılır.
Mesai saatleri dışındaki aramalar için iki model arasından seçim yaparsınız: sekreterlerimiz ertesi iş günü bu kişileri geri arar ve talep varsa görüşme sağlanır ya da tercih ederseniz mesai dışı aramalar doğrudan sizin cep telefonunuza yönlendirilir, kontrol tamamen sizdedir.
5. Arama bilgisi size iletilir
Çoğu işletme sahibi bu soruyu sorar: "Tam zamanlı bir sekreter işe alsam daha iyi olmaz mı?" Kıyaslamayı sayılarla yapalım.
“Sadece telefon mu açıyor?” diye düşünüyorsanız, cevap hayır. Kapsamlı bir sanal sekreterlik hizmeti, işletmenizin iletişim süreçlerini uçtan uca yönetir ve çok daha geniş bir görev yelpazesini kapsar. İşte sanal sekreterliğin sunduğu temel hizmetler:
✅ Telefon aramalarını karşılama: Gelen aramalar şirketiniz adına profesyonel bir şekilde cevaplanır ve gerekli bilgilendirmeler yapılır.
✅ Arayan bilgilerini kaydetme: Arayan kişinin adı, numarası ve talebi eksiksiz şekilde kayıt altına alınır.
✅ Çağrı yönlendirme: İstenirse çağrılar doğrudan cep telefonunuza bağlanır veya not bırakılır.
✅ Anlık bildirim gönderimi: Arama detayları SMS ve e-posta ile anlık olarak size iletilir.
✅ Randevu yönetimi: Randevu oluşturma, düzenleme ve teyit aramaları gerçekleştirilir.
✅ Randevu hatırlatma: Özellikle doktor, avukat ve danışmanlık hizmetlerinde kritik olan hatırlatma aramaları yapılır.
✅ Sipariş ve bilgi hattı yönetimi: Ürün/hizmet talepleri karşılanır ve müşterilere gerekli bilgiler sunulur.
✅ Müşteri geri dönüş takibi: Geri arama talepleri düzenli şekilde takip edilir ve sonuçlandırılır.
✅ Temel müşteri bilgilendirme: Fiyat, konum, çalışma saatleri gibi sık sorulan sorular profesyonel şekilde yanıtlanır.
✅ Tele-satış desteği: Talep doğrultusunda satış destek aramaları yapılabilir.
✅ Tahsilat hatırlatma: Ödeme hatırlatma aramaları gerçekleştirilir.
✅ CRM yönetimi: Tüm görüşmeler CRM sistemi üzerinden arşivlenir ve geçmiş kayıtlar kolayca erişilebilir hale getirilir.
Elbette her hizmet sağlayıcı bu kapsamın tamamını sunmaz. Bazıları yalnızca temel telefon karşılama hizmeti verirken, bazıları daha geniş kapsamlı ofis asistanlığı çözümleri sunar. Login Office olarak, ihtiyaçlarınızı analiz ederek size özel, esnek ve ölçeklenebilir bir hizmet modeli oluşturuyoruz.
Yukarıdaki hizmetlerin tamamı Canlı Sekreter paketinde yer almaktadır. Daha sade bir çözüm arayanlar için ise Çağrı Yönlendirme paketi, kurumsal anons eşliğinde aramaları doğrudan cep telefonunuza iletir. Hangi paketin size uygun olduğundan emin değilseniz, başlangıç görüşmesinde ihtiyacınızı birlikte değerlendirip en doğru modeli belirliyoruz.
Login Office sanal sekreterlik hizmetini iki farklı modelde sunmaktadır. Her ikisi de profesyonel bir kurumsal iletişim deneyimi sağlar; ancak hizmet kapsamı ve fiyatlandırma açısından birbirinden ayrışır. İşletmenizin ihtiyacına ve bütçesine göre en doğru modeli seçebilirsiniz.
Bu modelde şirketinize gelen aramalar, eğitimli ve deneyimli bir sekreter tarafından şirket adınıza bizzat karşılanır. Sekreter arayanı dinler, talebini ve iletişim bilgisini alır, gerekiyorsa ön bilgilendirme yapar; ardından sizi arayarak çağrıyı bağlar ya da not bırakır. Müşteriniz, şirketinizde gerçek bir sekreter varmış gibi hisseder. Randevu yönetimi, geri arama takibi ve müşteri bilgilendirme gibi ek görevler de bu model kapsamında yürütülür.
Bu modelde şirketinize gelen aramaları canlı bir sekreter karşılamaz. Bunun yerine arayanlar, şirketinize özel hazırlanmış profesyonel bir anons dinler: “Kazdal Hukuk Bürosu’na hoş geldiniz, sizi birazdan müşteri temsilcimize yönlendiriyoruz, lütfen bekleyiniz. Ses kaydı alınmaktadır.” Anons tamamlandıktan sonra çağrı otomatik olarak belirlediğiniz cep telefonu numarasına yönlendirilir. Canlı sekreter müdahalesi yoktur; kurumsal bir karşılama deneyimi sunarken telefonu kendiniz alırsınız.
Sanal sekreterlik, işletmelere maliyet avantajı sağlarken aynı zamanda profesyonel iletişim yönetimi sunar. Login Office, şeffaf fiyatlandırma politikasıyla tüm maliyetleri baştan netleştirir; sözleşme boyunca sürpriz fatura ile karşılaşmazsınız. Tam zamanlı sekreter maliyetiyle karşılaştırıldığında, sanal sekreterlik çok daha verimli ve sürdürülebilir bir çözüm sunar.
Avukatlar & Hukuk Büroları
Mali Müşavirler & Muhasebeciler
Klinikler
Sigorta Acenteleri
Kredi & Finans Danışmanları
Yazılımcılar & Freelance'lar
Girişimciler & Startup'lar
Saha Çalışanları & KOBİ'lerı
Sanal ofis, işletmenize yasal adres, posta yönetimi ve bina erişimi sağlayan idari bir çözümdür. Sanal sekreterlik ise telefonlarınızın karşılanması, çağrıların yönlendirilmesi ve iletişim yönetimine odaklanır. İkisi birbirinin yerine geçmez; birlikte kullanıldığında "ofissiz ama tam profesyonel" bir işletme altyapısı oluşturur.
Login Office, iki hizmeti de sunar. Dolayısıyla yasal adres + telefon karşılama + toplantı odası + posta yönetimi ihtiyaçlarınızı tek çatı altında karşılayabilirsiniz.
Telefona bakamadığınız zaman dilimleriniz var
Tam zamanlı sekreter bütçeniz yok ama profesyonel görünmek istiyorsunuz
Her çaldığı telefon odağınızı kırıyor
Kurumsal bir karşılama istiyorsunuz ama telefona kendiniz bakmak istiyorsunuz
Müşterilerinizden "ulaşamıyorum" şikâyeti alıyorsanız
Yeni kurduğunuz şirket için kurumsal bir giriş yapmak istiyorsunuz
Sekreteriniz ayrıldı ya da yokken kapanı geçici kapatmak istiyorsunuz
Müşteriniz sizi aradığında "meşgul" veya "kapalı" sesi duymasın istiyorsunuz
Sanal sekreterlik, şirketinize gelen telefon aramalarının fiziksel bir çalışan istihdam etmeksizin profesyonel bir ekip tarafından şirket adınıza karşılandığı, arayanın bilgi ve talebinin kaydedildiği, ardından size e-posta, SMS veya telefon bağlantısıyla iletildiği iletişim yönetim hizmetidir. Kısaca: Sekreter gibi çalışır, ama ofisinizde oturmaz.
Bazı sağlayıcılar telefonu sesli yanıt sistemi (IVR) ya da yapay zeka botu ile karşılar. Bu durum müşteri deneyimini ciddi biçimde olumsuz etkileyebilir. Login Office’te tüm aramalar alanında uzman eğitimli gerçek insan sekreterler tarafından karşılanır.
Sesli yanıt sistemi (IVR) ve chatbotlar otomatik, önceden programlanmış yanıtlar verir. Sanal sekreter ise gerçek bir insan tarafından yürütülür; arayan kişiyle canlı iletişim kurulur, talebi dinlenir, gerektiğinde esneklik gösterilir. Login Office’te tüm aramalar eğitimli insan sekreterler tarafından karşılanır.
Evet. Şirketinizin mevcut sabit veya GSM hattını Login Office’e yönlendirmeniz yeterlidir. Numaranızı değiştirmenize gerek yoktur; müşterileriniz aynı numaraya aramaya devam eder.
Login Office’te başvurunuzu tamamladıktan sonra en geç 24 saat içinde altyapınız hazırlanır, şirketinize özel karşılama anonsu oluşturulur ve telefonlarınız profesyonel sekreterler tarafından karşılanmaya başlar.
Bu, sağlayıcıya ve paket tipine göre değişir. Genel standart 3–5 zil içinde karşılamadır. Login Office’te bunu başlangıç görüşmesinde netleştirebilirsiniz.
Hayır. Sanal sekreterlik hizmetini tek başına alabilirsiniz. Ancak iki hizmeti birlikte kullanmak (yasal adres + telefon karşılama) hem maliyet hem de kurumsal imaj açısından çok daha güçlü bir çözüm sunar. Login Office her iki hizmeti de sağlar.
Evet. Login Office, taahhütsüz aylık paketler sunar. İhtiyacınız kalmadığında ya da memnun kalmadığınızda istediğiniz zaman iptal edebilirsiniz.
Büyük ölçüde aynı hizmeti tanımlayan farklı ifadelerdir. “Sekreter kiralama” terimi genellikle kısa dönemli, proje bazlı veya geçici ofis sekreteri ihtiyacını da kapsayabilirken; “sanal sekreterlik” uzaktan telefon karşılama ve iletişim yönetimi hizmetini özellikle tanımlar. Login Office’in sunduğu hizmet tam anlamıyla sanal sekreterlik modelidir.
Kişisel verilerin işlenmesi (arayanın adı, numarası) söz konusu olduğu için KVKK uyumu önemlidir. Login Office, yasal yükümlülükler çerçevesinde veri gizliliğini sağlar ve hizmet sözleşmesinde bu konu açıkça düzenlenir.
Her arama için kim aradı, ne istedi, nasıl yönlendirildi tüm bunların kayıt altına alındığı ve size erişilebilir bir panel sunulduğundan emin olun.
Mevcut şirket hattınızı veya GSM numaranızı Login Office’e yönlendirebilirsiniz. Hattınız yoksa ya da yeni bir kurumsal numara edinmek istiyorsanız size 0212 (Avrupa Yakası), 0216 (Anadolu Yakası) veya 0850 (tüm Türkiye sabit hat) olmak üzere üç seçenekten birini tahsis edebiliriz. Numarayı siz seçersiniz.
Evet. Login Office üzerinden aldığınız 0850, 0212 veya 0216 numaralı hat, WhatsApp Business kurulumuna uygundur. Bu sayede şirketinizin resmi bir WhatsApp hattı olur; müşterileriniz hem telefon hem de WhatsApp üzerinden size kurumsal bir kanaldan ulaşabilir. Özellikle mesai dışı anonsunuzda bu WhatsApp numarasını yönlendirme adresi olarak ekleyebilirsiniz.
Mesai saatleri dışındaki aramalar için iki seçenek sunuyoruz. Birincisi: arayanlar özel mesai dışı anonsunuzu dinler, sekreterlerimiz ertesi iş günü bu kişileri geri arar ve talepleri doğrultusunda görüşme sağlanır. İkincisi: müşteriniz talep ederse mesai dışı aramalar doğrudan sizin cep telefonunuza yönlendirilebilir — bu durumda telefon tamamen sizin kontrolünüzde olur.
Hizmetimiz Pazartesi–Cumartesi 08:30–19:00 saatleri arasında, öğlen molası olmaksızın kesintisiz sunulmaktadır. Pazar günleri hizmet verilmemektedir. 23 Nisan, 19 Mayıs, 29 Ekim başta olmak üzere ulusal bayram ve resmi tatil günlerinde hizmet devam eder.
Canlı sekreter hizmetinde aramalarınız eğitimli bir sekreter tarafından şirket adınıza karşılanır, arayan bilgilendirilir ve çağrı size bağlanır ya da not alınır. Çağrı yönlendirme hizmetinde ise canlı sekreter devreye girmez; arayanlar şirketinize özel bir anons dinledikten sonra çağrı otomatik olarak belirlediğiniz numaraya yönlendirilir. Çağrı yönlendirme daha uygun fiyatlıdır ancak sekreter müdahalesi içermez.
Evet. Arayanlar cep telefonunuza düz bir yönlendirme değil, şirketinize özel hazırlanmış profesyonel bir anons eşliğinde bağlanır. Müşteri deneyimi açısından kurumsal bir izlenim korunur; tek fark telefonu bir sekreter yerine sizin açmanızdır.
